За окном промозглый март 2015-го. Сижу в опостылевшем офисе, уставившись в экран и механически нажимая кнопки на клавиатуре. Рутина. Телефон вжикнул сообщением от друга: «А давай сделаем корпоратив для нефтяников?».
С этого всё началось. Тогда я еще не подозревал, что впереди ждут полгода дикой круговерти, знакомство с резидентами Comedy Club, обливание нефтью и работа охранником. Но обо всём по порядку…
Артем Б. рассказал про свой увлекательный опыт проведения крупных бизнес-корпоративов
- «Нам нужен тендер!» или как я осваивал «пятилетку за три года»
- «Мы сможем выиграть – только если у нас будет фишка…» или как нам пришлось «гоняться за двумя зайцами»
- «С крещением!» или как я узнал, какая нефть на вкус
- «Выручайте!» или как мы освоили профессию охранников
- «Это был ад, но я хочу ещё!» или подводим итоги
«Нам нужен тендер!» или как я осваивал «пятилетку за три года»
Друг долгое время занимался организацией мероприятий для бизнеса, но чаще всего это были небольшие компании и предприятия.
Он давно вынашивал план попробовать силы в работе с более масштабными проектами. Но для этого нужна команда.
У него развито умение видеть общую картину, но отсутствуют навыки проектирования и переноса мыслей на бумагу. Тут и пригодился мой опыт госслужащего и работы с документацией.
Но все осложнялось тем, что подобным я занимался только на уровне организации рабочих корпоративов и межведомственных мероприятий, поэтому мне приходилось разбираться во всех деталях буквально на ходу, словно новобранцу, которого неожиданно призвала Родина отдать ей свой долг.
Первым делом мы подготовили все документы в соответствии с тендером на оказание услуг по проведению корпоративного мероприятия.
Сам тендер был размещен на сайте одного из дочерних предприятий крупной нефтяной компании. Подать заявку на него мог любой предприниматель или фирма.
Мы понимали, что заказчик будет выбирать из нескольких заявок, и основная наша задача — сделать так, чтобы выбрал именно нашу.
На первоначальном этапе финансовых затрат не было, если не считать деньги, потраченные на интернет, звонки, бумагу для принтера.
В этот момент расходуется другой ресурс – ваше время и усилия. Требования жесткие – нужно прописать каждую деталь, приложить спецификации, обосновать траты.
Работу приходилось делать в сжатые сроки, использовать любую свободную минуту. Но и предложенный бюджет с шестью нулями мотивировал.
Мы понимали, что чем больше сэкономим без потери качества, тем больше заработаем. При этом нельзя продешевить. Нужно соблюсти тонкую грань: сделать всё на высшем уровне за разумные деньги.
На выручку пришли современные технологии, которые позволили сделать основной объем работы, не выходя из офиса.
Сотни звонков, переписок, постоянный анализ предложений компаний, оказывающих различные услуги: от оформительских до аренды оборудования.
С большинством субподрядчиков мы даже не встречались лично, только удаленно или онлайн.
«Мы сможем выиграть – только если у нас будет фишка…» или как нам пришлось «гоняться за двумя зайцами»
Мы понимали, что единственный наш шанс получить тендер – это максимально качественно подготовить весь пакет документов.
И найти то, что будет выгодно выделять нас в сравнении с другими участниками конкурса, нашу «фишку». Настроение на корпоративе создает ведущий. Так родилась идея пригласить на эту роль звезду.
Рассмотрели десятки различных кандидатур. Знали бы вы какие ценники выставляют некоторые из них. Далеко не самые популярные и известные шоумены требовали 1 миллион рублей за ОДИН вечер.
И это не говоря уже о перелете бизнес-классом для себя и сопровождающих, гостинице 5 звезд с безлимитным баром и обширном райдере к гримерке.
В итоге остановили выбор на популярном тогда дуэте из Comedy Club «Сёстры Зайцевы». Они лучше всего вписывались в нашу концепцию «качество за адекватные деньги». Здесь начался очередной раунд круговерти.
Не все готовы лететь в Сибирь, видимо опыт декабристов пугает… Пришлось исполнять «танцы с бубном», чтобы убедить, что все будет хорошо.
Для удовлетворения всех пожеланий дуэта мы были вынуждены «выбивать» скидки от подрядчиков и существенно ужать свой предполагаемый гонорар. Но, как выяснилось, не зря. Мы выиграли тендер!
«С крещением!» или как я узнал, какая нефть на вкус
Но счастье было не долгим. Встал вопрос, где взять деньги. Специфика тендерной системы такова, что оплату за работу перечисляют по итогу исполнения договора в течение 30-45 дней.
Несмотря на то, что с некоторыми субподрядчиками удалось договориться произвести оплату после получения денег, всё равно требовалась значительная сумма на текущие расходы.
Оплата банкета на 400 персон, исходя из суммы 2500 рублей на человека, так как ресторану необходимо было заранее заказать продукты.
Приобретение авиабилетов артистам и менеджеру – 120 тысяч рублей. Печать баннеров и изготовление оформительских материалов – более 350 тысяч.
Оплата работы разнорабочим, грузчикам, монтажерам, транспортные расходы.
По нашим расчетам требовалось не меньше 2 миллионов рублей. У друга была половина необходимой суммы в сбережениях. Оставшуюся часть взяли кредит.
Естественно возникали мысли: «Вдруг не заплатят?». Но успокаивало, что компания с именем. Забегая вперёд, скажу, что проблем не возникло.
А в настоящее время и вовсе понимаю, что без кредитов в бизнесе не обойтись.
Началась кропотливая работа по подготовке к мероприятию. Заключение договоров с субподрядчиками и согласование сроков. Разработка дизайн-концепции корпоратива.
Подготовка и согласование с заказчиком сценария праздника, подбор артистов и номеров. Выстраивание логистики. Составление меню. Решение технических вопросов.
Нужно было учесть всё. При организации мероприятий нет второстепенных вопросов.
Любая мелочь, как один неработающий микрофон, сломанный стул или непродуманная рассадка трехсот гостей, могут смазать впечатление от нескольких месяцев усердной работы дюжины людей.
Еще один крайне важный момент – это репетиции и тестирование оборудования.
Во время одной из таких репетиций отрабатывали ритуал посвящения в профессию нефтяника. Молодых сотрудников компании приветствуют всем коллективом и мажут лоб нефтью.
Мне пришлось выступить в качестве манекена для отработки действия. Ведущий ритуала не пожалел ценного продукта, в итоге все лицо оказалось залито пахучей жидкостью.
Пытаясь хапнуть ртом воздух, я узнал каково богатство наших недр на вкус.
«Выручайте!» или как мы освоили профессию охранников
Первое воскресенье сентября – День нефтяника. Шесть месяцев напряженной работы ради одного дня. Успешное начало – ключ ко всему.
Но расслабляться нельзя, необходимо контролировать весь процесс, иногда вовремя вмешавшись и оперативно среагировав можно избежать серьезных последствий.
Пример. В середине вечера к нам подбегает представитель заказчика с испуганными глазами: «Выручайте! Нашу службу безопасности срочно дернули на объект.
Все веселятся – если кто полезет на сцену, начальство будет недовольно». Благо на мне черный костюм, и я размером с добротный «славянский шкаф». Гарнитура в ухе и грозный вид спасли ситуацию.
В итоге мероприятие прошло отлично. Ставка на юмористический звездный дуэт оправдала себя на 100%.
Заказчики были крайне довольны и сказали, что готовы рассмотреть возможность долгосрочного сотрудничества в будущем (после этого мы готовы были даже свои небольшие гонорары отдать).
Отмечая успех, мы знатно напились самбуки вместе с артистами.
«Это был ад, но я хочу ещё!» или подводим итоги
Таким был первый опыт организации мероприятия. За эти шесть месяцев я научился спать по 4 часа в сутки, похудел на 12 килограмм и точно заработал седых волос. Но взамен получил массу полезных навыков.
Понял, что способен на большее и открыл новые грани развития. Как вы думаете, стоило ли оно того?
Я для себя решил, что стоило. За плечами уже десятки организованных и проведенных форумов, конференций, корпоративов, фестивалей.
Опираясь на накопленный опыт, могу сказать, что уложиться в планируемый бюджет практически нереально. Всегда будут непредвиденные траты и издержки.
Так что, если решите этим заняться, добавляйте к любой смете 5-10% в графу «дополнительные расходы».
И не забывайте про налоги и комиссию за обналичивание и перевод денежных средств, а также проценты по кредиту, которые заплатите прежде, чем закроете.
Это существенные суммы, и их нужно учитывать.
Мы свою деятельность осуществляли по системе налогообложения «доходы минус расходы» в рамках ИП друга. Процентная ставка 15% от полученной прибыли. Заплатили больше 30 тысяч.
Что касается комиссии за снятие денежных средств со счета юридического лица, то она составляет 16%.
Поэтому старайтесь заключать договоры на оказание услуг с юридическими, а не физическими лицами, чтобы иметь возможность перевести им оплату на счет.
Чем меньше заплатите наличкой, тем меньше будет итоговая сумма комиссии.
За первое мероприятие я заработал 50 тысяч рублей. С учетом того, что для меня это была подработка и не было опыта в этом деле – неплохие деньги для того времени. Но далеко не предел.
Все зависит от каждого отдельного проекта и умений искать, договариваться, оптимизировать. И от команды, которую удалось собрать.
Есть простые мероприятия, которые делаются за неделю и приносят до 10-20 тысяч. И таких можно вести 5-6 сразу, как делает мой друг.
На масштабных проектах можно зарабатывать сотни тысяч рублей, но они требуют внимания и больше двух вести одновременно вряд ли получится.
Для нас гораздо важнее было попробовать силы и зарекомендовать себя. Начать формировать портфолио из крупных заказчиков. В будущем это позволило претендовать на серьезные проекты.
Главный плюс этого бизнеса как раз в том, что нет пределов роста. Все измеряется вашими силами, желанием и активностью. Главное здраво их оценивать.
А вы бы хотели быть организатором мероприятий для бизнеса?
